先日、「NHK めざせ会社の星」のノート術特集に刺激され、「私のノート術は、場当たり的」という記事を書いた。その記事の中で、欲望を昇華させるノートの使い方として、「欲望編」を紹介した。今回は「義務と責任編」を紹介したいと思う。
私にとっての「義務と責任」は、主に会社の仕事。しかし、好きなことを仕事にしているため、義務と責任と言うと、少し大げさすぎるかもしれない。
大げさではあるが、仕事なので、「頼まれたことはやり遂げる」「問題が発生したら相談する」など、いくつかの義務と責任がつきまとう。義務と責任を果たすには、仕事で発生したタスクには必ずアクションをとることが要求されると思う。
そこで、「仕事で発生したタスクに、必ずアクションをとるためのノート術」を紹介しようと思う。
私が会社で利用しているのは、ほぼ日手帳のメモ帳。しかし、道具にこだわる必要はない。仕事で行動する範囲で、持ち歩きやすい大きさなら、どんなノートでも良いと思う。(注意：上の写真のノートは、会社のノートを模して作りました。守秘義務等の関係で、実物をお見せできないためです。)
ノートは見開きで使い、左ページにタスクリスト、右ページにタスクを処理するためのメモを書いている。
- 左ページ：タスクリスト
- 右ページ：タスクを処理するためのメモ
メモの書き方は、雑多に書いているため、とくに書き方はない。左ページの使い方のみ決まっているため、以下の写真で紹介したいと思う。
左ページの上方に、そのページに書き込み始めた日付を書く。その下には、「□」を先頭に書いたタスクリストを書き出している。
- ページ上方に、そのページを使い始めた日付を書き込む
- 「□」を先頭に書いたタスクリストを書き出す。
- 締め切りがあるタスクは、タスク横に締め切り日と曜日を黒字で書き込む。
その後、仕事状況の変化に応じて以下のように書き足して行く。
- タスク完了時
- 「□」に赤ペンで「レ」を書き込む
- タスク名に赤ペンで取り消し線を書き込む
- タスク名右側に、完了日と曜日を書き込む
- 緊急に実施するタスク
- タスクの右側に青ペンで「☆」を書き込む
- タスクリスト書き換えのタイミング
- GTD週次レビューのとき
- タスクリストへの書き込みが増え、見にくくなったとき
- 右ページのメモ欄に余裕がなくなったとき
- タスクリスト書き換え時
- 左ページ上方の日付に、終了日を書き足す。(例：2010/05/23(日)〜2010/05/26(水))
以上が、私の会社ノートの、おおまかな流れ。言葉にすると複雑だが、実際やってみるとシンプルなことを体感できると思う。
私自身、複雑なものは苦手で逃げ出したくなるので、ノートの使い方もタスクリストも、つねにシンプルさをたもつようにしている。
