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クラウド時代のハイブリッド手帳術(著:倉下忠憲)

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クラウド時代のハイブリッド手帳術(著:倉下忠憲)の写真

R-styleの倉下忠憲さん(Twitter)が書かれた「クラウド時代のハイブリッド手帳術」には、アナログにもデジタルにも縛られない手帳術が紹介されています。デジタル推進でも、アナログ回帰でもなく、使えるものは全部使って行こうという内容です。

目次

  • はじめに
  • CHAPTER.1 なぜ今「ハイブリッド手帳」なのか
  • CHAPTER.2 「Weeklyプランナー」 & Googleカレンダーによるスケジュール管理
  • CHAPTER.3 「Dailyタスクリスト」によるタスクマネジメント
  • CHAPTER.4 4種類のメモで実現する「どこでもメモ環境」
  • CHAPTER.5 「ハイブリッド手帳」によるセルフマネジメント
  • APPENDIX ツールと楽しく付き合うちょっとしたコツ
  • おわりに

構成

「はじめに」で語られていますが、「クラウド時代のハイブリッド手帳術」の構成は、以下のとおりです。

  • CHAPTER.1 現代の「手帳」を取り巻く環境
  • CHAPTER.2 スケジューリング
  • CHAPTER.3 タスクマネジメント
  • CHAPTER.4 メモ
  • CHAPTER.5 目標管理
  • APPENDIX ツール選びのちょっとしたコツ

非常にわかりやすく、シンプルな構成です。今悩んでいることに応じて読むものを選んでもいいし、最初から最後まで通して読むのも良いと思います。

最近悩んでいたタスク管理

最近、タスク処理をしていると、他の人に声をかけられたり、他に気になる仕事があったり、読んでおきたい情報があったりして、気が散って集中できない日が続いていました。そのため、タスクを処理する質が低下し、タスクを処理する時間が増えているように感じていました。

  • タスク処理中、他の人から声をかけられる
  • タスク処理中、他の仕事を思い出す
  • タスク処理中、他の情報が気になる

つまり、タスクに正面から向き合えないため、処理の質が低下し、処理の時間が増えていました。

タスク管理の悩みを解決

タスク処理は、仕事の処理でもありますから、タスク処理の質が低下し、処理の時間が増えると、仕事の質が低下し、時間もかかるようになります。

そこで、「クラウド時代のハイブリッド手帳術」に載っていた、タスクの処理時間を計って記入することを試してみました。書籍に掲載されていた方法で一度試したあと、自分がやりやすいように、以下のように変えて実践しました。

  1. ストップウォッチを用意する
  2. タスクをノートに書き出す
  3. タスク処理の時間をストップウォッチで測る
  4. 処理にかかった時間を、ノートに記入する
  5. ノートに記載したタスクを、赤のボールペンでチェックする

こうすることで、タスクに向き合う姿勢が生まれました。 ストップウォッチに時間を測られている緊張感と、できるだけ短時間で正確に仕事をこなそうとする気持ちが生まれました。

メール処理は、メールごとに処理時間が違うのでは?

タスク処理にかかる時間を実際に測ってみるまで、抱えていた疑問が、「同じメール処理でも、メールによってすぐに読み終わっり、長文だったり、対応が必要だったりして、時間を測っても意味がないのではないか?」ということでした。

しかし、メール1件1件で測ると、メールを読む時間にばらつきがあるものの、ある程度の件数をまとめて時間を測ると、だいたい同じくらいの時間になりました。

  • メールを数十通単位で処理すると、処理時間はだいたい同じ
  • メールを読む以外に対応が必要なメールは、別タスクとして分離する

困っていることから真似していこう

今回、書籍の内容を参考に、タスク管理で時間を測ることだけ真似してみましたが、他にも色々なノウハウが掲載されています。さらに、タスク管理だけでなく、スケジューリング、メモ、セルフマネジメントなども掲載されており、仕事をする上で困ったことがあったら、人間関係以外、大抵のことは学べそうな内容です。

今後も、困っていることがあったら、「クラウド時代のハイブリッド手帳術」を開いて、真似してみようと思います。

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