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GTD x Toodledo。コンテキストは制約条件、フォルダは繰り返しプロジェクト。

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GTDを実践するツールに、Toodledoを愛用しています。『クラウド「超」活用術 (著:北真也)』を読んでから利用するようになり、試行錯誤して使っているうちに、手放せないツールになってきました。

最近、とくに試行錯誤しているのが、「コンテキスト」と「フォルダ」の使い方です。今回は、いまの私の「コンテキスト」と「フォルダ」の使い方を紹介します。私と同じように、Toodledoの使い方を試行錯誤されているかたの参考になれば幸いです。

コンテキストは、制約条件に使う

Toodledoのコンテキストのスクリーンショット

タスクを実行する場合、時間、お金、場所によって、実行できるタスクとできないタスクがあります。

たとえば、「新しいMacを買う」というタスクを作ったとしても、お金が10万円以上必要であれば、10万円貯めなければタスクを達成することはできません。また、「お昼ご飯を食べる」というタスクを作ったとしても、時間が12時にならなければタスクを達成することはできません。

タスクはそういった、時間やお金、場所などの制約を受けます。そのため、私は、以下のようなコンテキストを作成して、タスクに割り当てています。

  • 時間:朝6時から3時間刻みで24時まで
  • お金:数万円刻みで、10万円程度まで
  • 場所:自宅、会社、買物、どこでも、の4ヶ所

時間が6時からなのは、6時より前にタスクを開始することが、めったにないためです。必要があれば、6時より前のコンテキストを作るかもしれません。 24時からあとが3時間刻みではないのは、24時には寝ることに決めているからです。

お金が10万円程度までなのは、それ以上高いものは、今のところタスクやプロジェクトにしたいほど欲しいと思っていないためです。

場所は、今のところ4ヶ所があれば日常のタスクはまわります。そのうち、旅先のようなコンテキストを増やす必要性が出てくると良いなと思います。

そんなわけで、必要なものを、必要なだけ、コンテキストにしています。

フォルダは、繰り返し実施するプロジェクトに使う

Toodledoのフォルダのスクリーンショット

実は、フォルダの使い方は、まだきちっと固まっていませんが、確実にこうだと言えるのは、繰り返し実施するプロジェクトは、今後もフォルダとして残して行くだろうということです。

たとえば、「日次レビュー」というフォルダの中には、日次レビューで実施する項目が入っています。日次レビューフォルダ内の項目を洗練させていくことで、日次レビューの質が上がる仕組みを作っています。「週次レビュー」や「月次レビュー」お同様に、フォルダ内の項目を洗練させていくことで、各レビューの質が上がる仕組みを作っています。

その他の私のフォルダーは、以下の通りです。

  • その他
  • 欲しい物
  • 日次レビュー
  • 週次レビュー
  • 月次レビュー
  • 体調管理
  • 家事
  • 断捨離
  • 自己管理システム改善
  • 資産管理
  • ブログ
  • 会社
  • 読む・評価
  • いつかやる
  • いつかやる・読書

上記のフォルダのなかから、いくつか用途を紹介します。

「その他」フォルダには、1回かぎりですぐに実施するタスクを入力しています。「欲しい物」フォルダには、ニーズ・ウォンツのうちのウォンツに関連する欲しい物を、タスクとして入力しています。「日次/週次/月次レビュー」のフォルダには、各レビューのタスクが入っています。「体調管理」には、パワーヨガや体幹トレーニングなどのトレーニング関連だけでなく、睡眠、歯磨き、お風呂など日常のことも入力しています。

その他のフォルダについては、まだ使い方が固まっていないため、今後、使い方が固まってきたら紹介します。

おすすめのGTDの本

最後に、私がとくに参考にしているGTDの本を紹介します。はじめてのGTDは、GTDの基本が紹介されています。ひとつうえのGTDは、GTDの使い方を、洗練させるための考え方が紹介されています。GTDをまだ知らないかたは、ぜひ参考になさってみてください。

はじめてのGTD→Amazon.co.jp
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