日々の100やちゃんねるDaysを通して、情報カードやPoICという情報管理術を知り、カードを利用したタスク管理を試してみたいと思っていました。(この記事はMONO-PORTALにTBしています)

先日、株式会社システムダイアリー様からいただいた、システムダイアリーを利用して、カードを利用したタスク管理を始めてみました。

タスク管理を始める手順は以下のとおりです。

• STEP1. タスクリストを作成
• STEP2. ほぼ日手帳のクリアファイルに入れる
• STEP3. ほぼ日手帳にはさんで持ち歩く
• STEP4. 机の上に広げる

STEP1. タスクリストを作成

システムダイアリーの5ミリ方眼紙を利用し、タスクリストを作成しました。タスクリストの作成方法は以下のとおりです。

• 5ミリ方眼紙を横に使う
• 年月日を、5ミリ方眼紙の左上に記入
• 年月日の左横に、そのタスクリストのタイトルを記入
• 「□タスク名」の形式で、5ミリ方眼紙にタスクを記入

STEP2. ほぼ日手帳のクリアファイルに入れる

私はふだん、ほぼ日手帳とMOLESKINEとiPhoneを使っているので、システムダイアリーのバインダーをさらに追加して持ち歩くのは少し難しいと考えました。

システムダイアリーのリフィルは、ほぼ日手帳より少し小さめということに気付き、ほぼ日手帳のクリアファイルにリフィルを入れてみたところ収まりの良いサイズでした。

そこで、警告色である赤のクリアファイルに、システムダイアリーのリフィルを入れました。

STEP3. ほぼ日手帳にはさんで持ち歩く

ほぼ日手帳の後ろのポケットに、ほぼ日手帳のクリアファイルが丁度入る場所があるので、クリアファイルを入れました。

これで、ひとまとめにして持ち歩けます。

STEP4. 机の上に広げる

タスクを検討するときは、机の上に広げます。机の上に広げて見渡すことで、必要なタスクや不要なタスク、再検討が必要なものや詳細化が必要なものなど、発見しやすくなります。

タスクの検討方法は以下のとおりです。

• 終わったタスク：
  □の中に赤ペンで「レ」を記入。タスクの右側に完了日を記入
• 詳細化したいタスク：
  □の中に赤ペンで「→」を記入。新しい5ミリ方眼紙に詳細化したタスクを書き出す。
• 実施取りやめのタスク：
  □の中に赤ペンで「×」を記入。
• タスク処理に関するアイディア：
  青ペンで記入。

まとめ

タスクが完了したカードは、スキャナで読み込んでiPhoneで管理してもいいし、システムダイアリーのプラスチックケースに入れて管理しても良いと思います。

また、とうぶん手を付ける予定がないタスクのカードは、システムダイアリーのプラスチックケースに入れておき、毎朝、ケースからカードを取り出して、その日に持ち歩き、処理するタスクを決めるというのも良いと思います。

PoICを参考に、しばらく、カードを使ったタスク管理術について試行錯誤して楽しんでみようと思います。

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Twitterでフォローしている人のつぶやきを見ていると、ときどき、たくさんの人に知らせたいほど興味深いつぶやきを見つけることがあります。

そういうときは、RT(RTの詳細は、後述のITmedia Newsの記事参照)するわけですが、「たくさんに知らせたいほど興味深いつぶやきだったら、手帳にもメモしておいた方が良いんじゃない？」と思ったのがきっかけで、RTしたつぶやきを、手帳に書き写しました。

RTは、自分のアカウントにほかのユーザーのつぶやきを転載することで、発言主をフォローしていない自分のフォロワーにも、そのつぶやきを広めるというもの。Twitterの機能ではなく、ユーザーの間で広まった転載のスタイルだ。今更聞けないTwitterの常識：「RT」　面白いつぶやきを広める – ITmedia News

過去のつぶやきについては、twilogというサービスを利用しているので、日付ごとに過去のつぶやきをチェックできます。

twilogを利用して、2010年1月1日のつぶやきを確認したら、「RT @SNOOPYbot 君は自分で考えてるよりもっと分かってないよ、カワイコちゃん　スヌーピー」というつぶやきがあったので、ほぼ日手帳と、スマイソンにメモしました(そのときの記事)。

Twitterをはじめると、ちょっとしたことまで、つぶやくようになるので、手帳やノートへのメモの量が減ることがあります。

Twitterなら、自分のつぶやきが他の人の目にも触れることで、新たな話題に発展することもあり、Twitterならではの楽しみ方もあります。そのため、Twitterでつぶやくのを止めて、無理して手帳やノートにメモする必要はないのですが、つぶやきの中にも、手帳やノートに書き留めて繰り返し目にしたい大切なものが、結構あります。

そのため、GTDの週次レビューのときなどに、Twitterのつぶやきを見返して、他人に知らせたいほど興味深かったつぶやき(RT)を、ほぼ日手帳やスマイソンに書き写しています。

しばらく前に、RTM(Remember The Milk)のProアカウントの期限が切れました。RTMのProアカウントが切れると、iPhoneのRTMアプリからRTMのデータを参照・編集できなくなります。そこで、プライベートのタスク管理を、Moleskineに移すことにしました。

RTMの使い心地も良かったのですが、他のものも試してみたいのと、新しいMoleskineを使い始めたところだったので、Moleskineでタスク管理することにしました。

私のタスク管理方法は、GTD(Getting Things Done)です。完璧にGTDをこなしているわけではありませんが、基本的にはGTDの流れに沿ってタスク処理しています。

そのため、まずは、気になることを全て書き出し、その中からタスクになりそうなものを、Moleskineに書き出しました。

「□タスク内容」という書式でタスクを書き出してあります。該当するタスクが完了したら、「□」の中に、赤のペンで「レ」のチェックと完了日を記入します。

定期的にタスクを見直し、時間経過や周囲の状況から不要になったタスクがあったら、「□」の中に、赤のペンで「×」を記入します。

こうして、気になることを全部Moleskineに書き出して、自分の頭の中に気になることを残さないようにして、タスクを１つずつこなしていきます。

GTDのルールはもう少しあるのですが、全体像についてはGTDの書籍やWebサイトが参考になると思います。

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